VERANTWORTLICHER// § 01
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze:
Aufgrund des Solo-Setups ohne Kerngeschäft mit besonderen DSGVO-Datenkategorien besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten.
GRUNDSÄTZE// § 02
FELDNOTE verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO sowie aller weiteren in Deutschland anzuwendenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Wir verarbeiten Daten nach den Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung und Speicherbegrenzung.
Die Marketing-Site setzt keine Marketing-Cookies, kein Google Analytics, keinen Tag Manager und kein US-Marketing-Pixel ein. Alle eingesetzten Drittanbieter sind mit Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) unter EU-Standardvertragsklauseln (SCC) abgedeckt — siehe § 06.
SERVER-LOGS// § 03
Beim Aufruf der Website werden durch unseren Hosting-Provider (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Deutschland) automatisch Informationen in Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:
- IP-Adresse (gekürzt / anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Aufrufs
- Browsertyp und Betriebssystem
- Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
- HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).
Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung.
ANALYTICS · COOKIE-FREI// § 04
FELDNOTE setzt in der aktuellen Version keine Reichweiten-Analytics ein. Es werden keine Cookies gesetzt, keine Tracking-Pixel geladen und keine personenbezogenen Daten zu Analyse-Zwecken erhoben.
Falls in einer späteren Version eine cookie-freie Analytics-Lösung (z.B. selbst gehostetes Plausible) eingeführt wird, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt — bevor die Lösung produktiv genutzt wird.
Rechtsgrundlage (für aktuelle Version): Nicht zutreffend — keine Datenverarbeitung zu Analyse-Zwecken.
KONTAKTFORMULAR// § 05
Direktes Kontaktformular (Startseite). Über das Kontaktformular im Abschnitt „Kontakt" auf der Startseite können Sie uns unmittelbar eine Anfrage senden. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Betrieb / Firma
- Telefonnummer (optional)
- Nachricht (Freitext)
- Einwilligungs-Checkbox mit Zeitstempel und Versions-Tag
Diese Angaben werden nicht in einer Datenbank gespeichert. Sie werden ausschließlich per E-Mail über mailbox.org (Berlin) an unser Postfach kontakt@feldnote.de übermittelt; zusätzlich erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene Adresse. Eine Weiterverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).
Speicherdauer: Die Anfrage verbleibt in unserem E-Mail-Postfach (mailbox.org), bis sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, und wird anschließend gelöscht. Bei Vertragsschluss gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).
Befund-Anfragen über den Webseiten-Check. Wenn Sie im Anschluss an den kostenlosen Webseiten-Check (/check) einen ausführlichen Befund anfordern, gelten gesonderte Hinweise — siehe § 12 (Compliance-Check · /check).
// SPAM-SCHUTZ :: Eingehende Formulareinsendungen werden über ein Honeypot-Feld + Server-seitige Eingabe-Validierung gegen automatisierte Anfragen geschützt. Es werden hierbei keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erfasst.
DRITTANBIETER & AVV// § 06
Folgende Dienstleister werden als Auftragsverarbeiter mit AVV / EU-Standardvertragsklauseln eingesetzt:
| Anbieter | Zweck | Sitz · Region | AVV / DPA |
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| Hetzner Online GmbH | Hosting der Website (Server in deutschem Rechenzentrum) | Deutschland · Nürnberg/Falkenstein | AVV · § 11 BDSG / Art. 28 DSGVO |
| Supabase Inc. | Datenbank für die Befund-Lead-Erfassung (/check) + Speicherung der Befund-PDFs (privater Storage-Bucket) | USA · EU-Frankfurt-Region | SCC + DPA |
| mailbox.org Kommunikationssysteme AG | E-Mail-Versand (SMTP) und interne Benachrichtigungen (Postfach) | Deutschland (Berlin) | AVV (Art. 28 DSGVO) |
| Sentry GmbH / Functional Software Inc. | Error-Monitoring der Website | USA · EU-Region aktiv | SCC + DPA |
| Amazon Web Services EMEA SARL | KI-gestützte Compliance-Analyse via AWS Bedrock (nur für den optionalen /check-Dienst) | Luxemburg · EU-Frankfurt-Region | AVV + SCC |
Bei allen Anbietern haben wir die EU-Region gewählt, soweit verfügbar. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.3 in Transit, AES-256 at Rest). Die vollständigen AVV-Texte können beim jeweiligen Anbieter eingesehen werden.
AUFBEWAHRUNGSFRISTEN// § 07
| Server-Logs | 30 Tage, danach automatische Löschung |
|---|
| Mailbox & E-Mail-Logs (mailbox.org) | 30 Tage (Empfänger-Postfach für interne Benachrichtigungen sowie SMTP-Verbindungslogs) |
|---|
| Error-Reports (Sentry) | 30 Tage |
|---|
| Compliance-Check Scan-Ergebnisse | 30 Tage, danach automatische Löschung |
|---|
| Compliance-Check Befund-Leads (audit_leads) | 12 Monate, danach automatische Löschung via Cron-Job |
|---|
| Compliance-Check Befund-PDF (Audit-Vollbericht) | 90 Tage im privaten Storage-Bucket, danach automatische Löschung |
|---|
| Vertragsunterlagen | 10 Jahre nach gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) |
|---|
BETROFFENENRECHTE// § 08
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden" — Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Anfragen richten Sie bitte formlos an kontakt@feldnote.de. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat — in der Praxis innerhalb von sieben Tagen.
BESCHWERDERECHT// § 09
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde für FELDNOTE ist:
| Behörde | Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) |
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| Anschrift | Kavalleriestraße 2–4 · 40213 Düsseldorf |
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| Web | https://www.ldi.nrw.de/ |
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SCHRIFTEN · HOSTING// § 10
Diese Website verwendet die Schriftarten Bricolage Grotesque und Instrument Serif (Open-Source-Schriften unter der SIL Open Font License). Die Schriften werden via next/font zur Build-Zeit eingebunden und vom eigenen Server (Hetzner, Rechenzentrum Deutschland) ausgeliefert — es findet kein Drittanbieter-CDN-Abrufan z. B. Google Fonts und keine Übertragung von IP-Adressen an Dritte statt.
Alle weiteren Assets (Bilder, Icons, SVGs) werden ebenfalls selfhosted ausgeliefert. Es bestehen keine eingebetteten Inhalte von Drittanbietern, die personenbezogene Daten beim bloßen Seitenaufruf übermitteln würden.
STAND & AKTUALISIERUNG// § 11
Diese Datenschutzerklärung wird laufend an aktuelle rechtliche und technische Entwicklungen angepasst. Bei Hinzunahme neuer Drittanbieter, Änderung von Datenkategorien oder Anpassung der Speicherfristen wird sie unverzüglich aktualisiert.
| Stand der Erklärung | 10. Juni 2026 |
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| Version | 1.4 — Direkt-Kontaktformular (E-Mail-only, ohne DB-Speicherung) ergänzt; Schriften auf Bricolage Grotesque + Instrument Serif aktualisiert; Dark-Agency-Redesign |
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| Nächste Überprüfung | spätestens 10. Dezember 2026 |
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// HINWEIS :: Phase 2 (zukünftige Backend-KI-Services für Kunden) wird ggf. zusätzliche Drittanbieter einführen. Die Datenschutzerklärung wird vor jedem produktiven KI-Service entsprechend ergänzt.
COMPLIANCE-CHECK · /check// § 12
Auf der Unterseite feldnote.de/check bieten wir einen optionalen Self-Service zum Prüfen einer von Ihnen eingegebenen URL auf DSGVO- und Impressums-Pflichten. Die Nutzung ist freiwillig und erfordert eine explizite Einwilligung vor jedem Scan.
Verarbeitete Daten: Die eingegebene URL sowie der erste 15-KB- Ausschnitt des HTML-Quelltextes der Zielseite werden an Amazon Web Services (Region eu-central-1 / Frankfurt) übertragen und durch ein KI-Sprachmodell der Claude-Familie von Anthropic, gehostet auf AWS Bedrock, auf strukturelle Compliance-Mängel (Impressum, Datenschutzerklärung) geprüft. Das Modell liefert eine strukturierte Liste von Befunden, die Ihnen per E-Mail zugeht.
| Empfänger | Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Bedrock) |
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| Region | eu-central-1 · Frankfurt am Main |
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| Drittland-Transfer | Nein — Verarbeitung verbleibt innerhalb der EU. |
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| Datenspeicherung beim Empfänger | Keine Persistenz (AWS Bedrock speichert Inputs/Outputs nicht). |
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| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — Sie aktivieren den Scan ausdrücklich per Checkbox). |
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| Datenvolumen-Begrenzung | Hard-Cap 15 KB HTML pro Scan (technische Datenminimierung). |
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| PII-Maskierung | E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adress-Muster werden im HTML-Auszug bereits vor der Übertragung an AWS automatisch durch Platzhalter ersetzt (inhaltliche Datenminimierung). |
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// EINWILLIGUNG VOR JEDEM SCAN :: Bevor ein Scan startet, müssen Sie auf der
/check-Seite per Checkbox bestätigen, dass die eingegebene URL sowie der HTML-Auszug zur KI-Analyse an AWS Bedrock (EU-Frankfurt) übertragen wird. Ohne Einwilligung wird kein Scan ausgeführt.
Speicherdauer der Scan-Ergebnisse bei FELDNOTE: Die strukturierten Befunde werden bei uns 30 Tage gespeichert, damit Sie das Ergebnis erneut abrufen können. Nach 30 Tagen werden Scan-Ergebnisse automatisch gelöscht. Anonymisierte Aggregat-Statistiken (z.B. „X% der gescannten Seiten hatten ein fehlendes Impressum") können unbegrenzt aufbewahrt werden.
BEFUND-ABRUF · E-MAIL-ERFASSUNG
Nach Abschluss eines Scans können Sie optional einen vollständigen Audit-Befund als PDF anfordern. Den Befund stellen wir Ihnen per E-Mail über einen persönlichen Download-Link bereit (kein Dateianhang). Dafür erheben wir folgende zusätzliche Daten:
- Name und Firma (Pflichtangaben für die persönliche Bearbeitung Ihrer Anfrage)
- Telefonnummer (freiwillig — nur falls Sie eine telefonische Einordnung wünschen)
- E-Mail-Adresse (Pflichtfeld für den PDF-Versand)
- Einwilligung mit Zeitstempel und wortgleich gespeichertem Einwilligungstext (Art. 7 DSGVO Nachweis)
- Score-Snapshot des Audits (Ampel, Kategorie-Scores, Top-Findings)
- Gehashter IP-Wert des ursprünglichen Scan-Aufrufs (Abuse-Tracking; keine Klartext-IP, für uns kein Personenbezug auflösbar)
| Zweck | Versand des Audit-Befundes als PDF; persönliche Bearbeitung und — sofern Sie eine Telefonnummer angeben — einmalige telefonische Einordnung Ihrer Befunde durch FELDNOTE zu Ihrer Anfrage. |
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| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung. Sie erteilen diese per Checkbox unmittelbar vor dem PDF-Abruf. |
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| Anbieter (E-Mail-Infrastruktur) | mailbox.org Kommunikationssysteme AG · Berlin (AVV nach Art. 28 DSGVO) |
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| Datenbank | Supabase EU-Frankfurt (SCC + DPA), Tabelle audit_leads |
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| Speicherdauer (Lead-Daten) | 12 Monate, danach automatische Löschung. |
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| Befund-PDF-Speicherung | Das erstellte PDF wird 90 Tage in einem privaten Supabase-Storage-Bucket (EU-Frankfurt) gespeichert und über einen persönlichen Download-Link bereitgestellt; danach automatische Löschung. |
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| Ephemere Website-Daten | Die gescannten Website-Inhalte (HTML-Auszug) werden nach dem Versand gelöscht — es verbleiben nur der Score-Snapshot und das erstellte Befund-PDF. |
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| Widerruf | Jederzeit per E-Mail an kontakt@feldnote.de (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Auf Widerruf löschen wir das gespeicherte Befund-PDF aus dem privaten Bucket; spätestens nach 90 Tagen wird es ohnehin automatisch gelöscht. Bereits von Ihnen heruntergeladene Kopien können wir technisch nicht zurückholen. |
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// BEFUND-EINWILLIGUNG :: Durch Abschicken des Befund-Formulars willigen Sie ein, dass FELDNOTE Ihnen einen Download-Link zum Audit-Befund (PDF) per E-Mail zusendet und Sie zu Ihrer Anfrage kontaktieren darf. Jedes abgeschlossene Audit kann genau einmal in einen Befund konvertiert werden (technischer Missbrauchsschutz). Der gescannte Website-Inhalt wird unmittelbar nach dem Versand gelöscht.